Warum WhatsApp und keine Fahrer-App
Fast jeder Lkw-Fahrer hat WhatsApp bereits und nutzt es täglich. Eine neue App bedeutet Installation, Passwörter, Updates und Fahrer, die „die Benachrichtigung nicht bekommen haben“. Mit truckTMS installiert der Fahrer nichts: Er erhält die Tour und schickt das CMR dorthin, wo er es immer schon hingeschickt hat.
Der Unterschied liegt in der Disposition. Nachrichten liegen nicht mehr verstreut auf privaten Handys der Disponenten: Das ganze Team sieht denselben Chat, verknüpft mit Tour und Fahrer, und findet ihn auch einen Monat später wieder.
Chat auf der Tourseite
Auf jeder Tourseite hat die WhatsApp-Karte unter der Besatzung einen Tab pro Fahrer mit ungelesenen Nachrichten. Schnellaktionen senden die Tourdaten oder bereiten eine Anfrage für CMR-Foto, ETA oder Ladebestätigung vor. Eine Datei, die Sie auf die Karte ziehen, geht an den Fahrer.
- Alles, was Sie von der Tour aus senden, trägt deren Code – unter Nachrichten sehen Sie, zu welcher Tour eine Nachricht gehört.
- Dateien vom Fahrer erscheinen unter Dateien mit dem Hinweis „Per WhatsApp gesendet“.
- Der Tourverlauf protokolliert, wann die Benachrichtigung rausging und wann der Fahrer eine Datei geschickt hat.
Schnellnachrichten für den Alltag
Disponenten schreiben dieselben Sätze Dutzende Male am Tag: „Schick das CMR“, „Wo bist du?“, „Bist du beladen?“. In truckTMS speichern Sie sie einmal als Schnellnachrichten, jeweils mit Namen und Kürzel. Im Eingabefeld / tippen und auswählen; Enter sendet, Tab übernimmt den Text zum Bearbeiten.
{vrid}, {driver} und {client} werden mit Tourcode, Fahrername und Kunde gefüllt. Administratoren und Disponenten können Schnellnachrichten direkt im Chat anlegen und ändern.
Teamarbeit in der Disposition
Jeder Chat kann von einem Disponenten übernommen („Ich kümmere mich“), an Kollegen übergeben oder als erledigt markiert werden. Interne Notizen stehen im selben Verlauf, gehen aber nie an den Fahrer: Nur das TMS zeigt sie.
- Der Filter „Meine“ zeigt nur Ihre Chats.
- Nicht gesendete Nachrichten lassen sich mit einem Klick erneut senden.
- Fotos und Dokumente öffnen sich in einem Viewer, mit Pfeilen zwischen den Dateien.
Die 24-Stunden-Regel von WhatsApp
WhatsApp erlaubt freie Nachrichten an einen Fahrer nur innerhalb von 24 Stunden nach seiner letzten Nachricht. Die automatische Benachrichtigung zu einer neuen Tour geht jederzeit raus, weil sie eine genehmigte Vorlage nutzt. Ist das Fenster geschlossen, wartet Ihre Nachricht und wird gesendet, sobald der Fahrer schreibt oder auf die Benachrichtigung antwortet. Der Chat zeigt, ob das Fenster offen ist und bis wann.
So aktivieren Sie die WhatsApp Integration
truckTMS verwaltet die WhatsApp-Business-Verbindung über die offizielle API von Meta: Sie brauchen kein eigenes WhatsApp-Business-Konto und keine weitere Software.
- Hinterlegen Sie bei jedem Fahrer die Telefonnummer mit Ländervorwahl (z. B. +49).
- Unter „Settings → Integrations“ die automatische Nachricht bei neuer Tour einschalten.
- Ein Administrator aktiviert den WhatsApp-Chat für die ganze Firma; danach erscheinen die Chats unter Nachrichten.
WhatsApp auf dem Disponenten-Handy vs. WhatsApp in truckTMS
| Handy des Disponenten | WhatsApp in truckTMS | |
|---|---|---|
| Tourdaten | Von Hand aus Excel kopiert | Bei Zuweisung automatisch gesendet |
| CMR und Fotos | In der Galerie eines Handys | An der Tour, unter Dateien |
| Wer den Chat sieht | Nur der Disponent mit dem Handy | Das ganze Team, mit Tourbezug |
| Wiederkehrende Texte | Jedes Mal neu getippt | Schnellnachrichten mit / |
| Wenn ein Disponent geht | Der Verlauf geht mit | Der Verlauf bleibt in der Firma |
Häufige Fragen
Muss der Fahrer eine App installieren?
Nein. Der Fahrer nutzt sein vorhandenes WhatsApp. Seine Telefonnummer muss nur korrekt mit Ländervorwahl in truckTMS stehen.
Was bekommt der Fahrer, wenn ich eine Tour zuweise?
Eine WhatsApp-Nachricht mit Tourcode, Kunde, allen Lade- und Entladestellen mit Datum und Adresse sowie einem Google-Maps-Link. Sind zwei Fahrer auf der Tour, bekommen beide die Nachricht.
Wo landen die CMR, die der Fahrer schickt?
Unter Dateien bei der Tour, die der Fahrer gerade fährt. Hat er keine laufende Tour, landet die Datei in seinem Fahrerprofil.
Sehe ich, ob der Fahrer meine Nachricht gelesen hat?
Ja. Sie sehen die üblichen WhatsApp-Haken: grau für gesendet und zugestellt, blau für gelesen, jeweils mit Uhrzeit.
Warum „wartet“ eine meiner Nachrichten?
Wegen der 24-Stunden-Regel von WhatsApp. Hat der Fahrer in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben, geht eine freie Nachricht raus, sobald er schreibt. Die Benachrichtigung zu neuen Touren ist davon nicht betroffen.
Funktionieren Sprachnachrichten?
Text, Fotos, Dokumente und Standorte erscheinen im Chat. Sprach- und Videonachrichten werden im Chat angezeigt; die Wiedergabe direkt im TMS folgt.
Was kostet das?
truckTMS kostet 7 € pro Lkw und Monat plus 12 € pro Nutzer und Monat, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Der WhatsApp-Chat ist ein monatliches Add-on für die ganze Firma, das ein Administrator aktiviert. Den genauen Preis nennen wir Ihnen in der Demo.
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